Chi fa cosa
Ogni dipendente si occupa di una parte dell'attività e agisce quando lì succede qualcosa: arriva un ordine, cambia un feed, arriva un messaggio. Si consultano prima tra loro; quando due non sono d'accordo, decide Vera; una decisione che spetta a te arriva a te.
- Amy, la Tassonomista. Dove sta ogni prodotto: le categorie e i tipi di prodotto, e gli attributi che ogni categoria definisce, come fantasia, scollatura e materiali. Mantiene anche veritieri i menu del sito: ogni voce di menu punta a una collezione reale, e ogni link funziona.
- Aileen, la Merchandiser. Ciò che leggono i clienti: marche, collezioni, colori, genere, titoli e descrizioni. Riscrive i testi a partire dai dati ufficiali del produttore e traduce tutto ciò che viene scritto in inglese nelle altre lingue del tuo negozio, compresi i testi dell'editor del sito, le etichette dei menu, le campagne di vendita e le pagine del footer.
- Igor, il Custode dei dati. I dati del tuo negozio: il database attivo e l'archivio di registrazioni contabili in cui viene copiato, e la prova che i due coincidono.
- Kat, la Responsabile della supply chain. Feed dei fornitori, stock e prezzi in entrata; ordini ai fornitori in uscita, con spedizione, tracking, reindirizzamenti e consegna. Imposta con quale corriere spedisce ogni fornitore e cosa viene preventivato al cliente al checkout. Un dato di connessione mancante lo passa a Marshall.
- Marshall, il Responsabile dell'attivazione. Ogni fornitore dal primo contatto alla messa in linea, e le persone presso ogni fornitore. Contatta il fornitore, inserisce lui stesso le credenziali mancanti in Fornitori → Elenco → il fornitore → Connessione, e dice quando farà un nuovo sollecito.
- Suejean, la Responsabile operativa dei canali. La pubblicazione sui tuoi canali di vendita. Nulla resta su un canale senza un prezzo; i prodotti vengono tolti quando non sono più idonei e rimessi quando tornano a esserlo; gli errori di pubblicazione sono suoi.
- Emi, la Merchandiser del sito. Il sito: pagine, menu, la home page e le vendite flash dall'inizio alla fine. Ogni giorno propone le vendite della giornata, che la squadra approva, modifica o annulla. Scrive le pagine del footer in inglese e non inventa mai un fatto di policy; una pagina di policy va online con una richiesta di revisione a te.
- Yuka, l'Assistente esecutiva. L'assistente di una sola persona, mostrata con un lucchetto e "privata". Legge la casella di posta di quella persona senza mai inviare a suo nome, risponde alle richieste di riunione dal suo calendario reale e passa le fatture a Tom. Le sue pagine sono visibili solo alla persona per cui lavora.
- Tom, l'Addetto ai pagamenti. Ogni fattura, nota e ricevuta nel registro contabile, l'elenco dei fornitori tenuto pulito, cosa è dovuto e cosa è scaduto. Prepara i pagamenti; una persona approva ogni ciclo reale sotto In attesa di te finché "I pagamenti reali richiedono approvazione" sulla sua regola resta acceso (lo è di fabbrica), e non approva mai un proprio ciclo.
- Katie, l'Addetta all'assistenza clienti. L'unica dipendente che parla con gli acquirenti: la chat del sito, con un nome di persona tutto suo, l'email di assistenza che inoltri alla sua casella, e ogni messaggio ai clienti nella lingua del cliente. Offre sconti entro i limiti che fissi tu. Un rimborso o un reso non si risolve mai in chat; lo segnala.
- Andrew, l'Analista dei report. I numeri e cosa significano. Tiene una sola definizione per metrica, modificata solo con la tua approvazione, scrive i riepiloghi del mattino, settimanali e mensili, e spiega cosa è cambiato.
- Jonathan, il Desk resi. Ogni reso dalla richiesta al rimborso, secondo le tue impostazioni in Ordini → Resi → Impostazioni. Rimborsa solo quando i resi sono attivi, solo fino al tuo limite e solo una volta; oltre, chiede a Vera.
- Steve, il Responsabile delle integrazioni. Tutto ciò a cui il tuo negozio è collegato sotto Impostazioni → Integrazioni: pagamenti, corrieri, posta, pubblicità, fornitori di modelli. Configura, testa e sollecita ciascuno. Porta anche alla piattaforma le tue segnalazioni di problemi.
- Marian Lee, la Responsabile marketing. I media a pagamento: Google Ads, Meta, affiliati ed email, su un unico registro. Raccomanda cambiamenti quando scatta un segnale; quanto può agire da sola è una manopola che imposti tu in Marketing → Desk marketing.
- Ashley, l'Analista dei prezzi. Il margine. Passa al setaccio il catalogo cercando i prezzi che perdono denaro o che ne lasciano sul tavolo, corregge da sola un prezzo sotto costo o sotto il tuo minimo, e tiene fermi gli aumenti finché una regola non li consente.
- Vera, la Supervisora. Decide su ciò che un dipendente non può decidere da solo e risolve i disaccordi. È l'ultima fermata prima di te.
L'organico
Dipendenti IA → Dipendenti elenca tutti, in ordine alfabetico. Le colonne sono Dipendente (nome e ruolo), Reparto, Conversazione (il modello con cui parla e decide), Batch (il modello più economico per il lavoro in massa, se c'è), Spesa oggi e Stato. Lo stato può essere Al lavoro, Inattivo, Fermo, Sospeso di proposito, Prova a vuoto o Solo bozze. "Spesa della flotta oggi" in alto a destra è misurata rispetto al tetto giornaliero. Una riga apre la pagina di quel dipendente.
La pagina di un dipendente
La pagina non ha schede. Il titolo riporta il ruolo, il reparto, lo stato e quando si è fatto sentire l'ultima volta. I pulsanti accanto sono Casella di posta (Tom, Yuka, Marshall), Scrivania (i dipendenti con una pagina di lavoro propria), Cosa sa e Impostazioni.
Quattro schede corrono in alto:
- In attesa di te. Quante domande solo tu puoi rispondere, e quanto è vecchia la più vecchia. Diventa ambra quando ce ne sono e apre Segnalazioni per questo dipendente.
- Lavoro in corso o Ultima esecuzione. Il suo arretrato, o com'è andato il suo ultimo passaggio.
- Spesa oggi. Con il modello con cui ragiona.
- Cosa sa. Quante lezioni ha imparato dalle correzioni.
Sotto, la lista In attesa di te mostra ogni domanda per intero con un'etichetta "serve tu"; "Leggi tutto" espande quelle lunghe, e "Chiudi…" sta sotto. Per chiuderne una, scrivi il perché e premi "Chiudi e insegna"; la motivazione diventa una lezione nel suo registro. A destra ci sono "Com'è impostato adesso", "Cosa ha fatto" (o "Il suo ritmo" per una scrivania che non tiene un diario) e "Di cosa si occupa".
Scrivanie
Alcuni dipendenti hanno una pagina di lavoro, raggiungibile da Scrivania. Quella di Katie mostra il suo stato, le chat aperte nell'ultimo giorno, i messaggi di oggi, gli sconti di questa settimana e i casi aperti. "Casi aperti (rimborsi e resi)" elenca ciò che ha sollevato, ciascuno con Ignora. Clicca una conversazione per leggerne la trascrizione a fianco. "Sconti di cortesia" elenca ogni codice che ha concesso, con il cliente, la percentuale e la sua motivazione.
La scrivania di Vera ha "Decidi ora" e le sue "Decisioni recenti".
Segnalazioni
Dipendenti IA → Cervelli → Segnalazioni è tutto ciò che i dipendenti hanno sollevato. Solo la fascia ambra "Serve una persona" ti chiede qualcosa; sotto, il resto è raggruppato per area. Il capitolo Parlare con loro spiega come rispondere.
Mappa delle mansioni
Dipendenti IA → Cervelli → Mappa delle mansioni elenca ogni scrivania con ciò che deve: compiti, regole, blocchi, passaggi di consegne e vie di escalation. Ciascuno è contrassegnato Applicato, Non verificato, Solo a parole, Lettera morta o Sospeso, in base a ciò che lo verifica davvero. Clicca un'etichetta per filtrare; clicca un dipendente per la sua mappa e "Ciò che devo oggi". "in attesa della tua approvazione" segna le regole che un dipendente ha proposto per sé; nessuna è in vigore finché non decidi. La pagina è di sola lettura.
Memoria e cosa sanno
Cosa sa, dalla pagina di un dipendente, ha due metà: "Lezioni dalle correzioni" (cosa ha deciso, cosa era giusto e chi l'ha detto) e "Convinzioni dall'esperienza". "Dimentica questa lezione" rimuove una lezione che non avrebbe mai dovuto imparare.
Dipendenti IA → Cervelli → Memoria mostra, per ogni dipendente, cosa crede, cosa non crede più, cosa ha imparato su di sé e il suo diario.
- Scegli il dipendente.
- Premi "Insegna qualcosa", scrivi una frase e premi "Insegna".
Dire qualcosa che già crede la rafforza; dire il contrario manda in pensione la vecchia convinzione.
Spesa e impostazioni
Dipendenti IA → Cervelli → Spesa modelli conta solo quando qualcuno dei tuoi dipendenti usa modelli a pagamento di provider esterni. Il modello che viene con il tuo negozio è incluso: non costa nulla in più, e i tetti non lo frenano mai. Per i modelli a pagamento, la pagina mostra quanto sono costati oggi rispetto a due tetti. Oltre il tetto morbido, i modelli costosi lasciano il posto ai sostituti più economici che scegli tu; allo stop rigido, le chiamate a pagamento vengono rifiutate fino a domani e il lavoro torna al modello proprio del negozio. Sotto ci sono la spesa di oggi per modello e per attività, i tetti, i sostituti e il prezzo di ogni modello.
La pagina Impostazioni di ogni dipendente contiene il suo modello, l'instradamento dei task e le impostazioni di regolazione fine; Dipendenti IA → Cervelli → Impostazioni contiene quelle che valgono per tutti. Modelli e chiavi è descritto nel capitolo Modelli.