يتحرك المال في متجرك بثلاث طرق: يدفع لك العملاء، وتدفع أنت للموردين والبائعين، وتدفع للمنصة. وTom، الذمم الدائنة، يمسك الدفاتر لكل ذلك. يقرأ كل فاتورة، ويطابقها، ويُعِدّ كل دفعة. ولا يحرر أي دفعة أبدًا. وكل رقم في صفحات المالية صف كتبته أدواته، لا رقمًا كتبه أحد في جملة أبدًا.
ما يدفعه لك العملاء
تأخذ صفحة الدفع المبالغ عبر مزوّدين على حساباتك ومفاتيحك الخاصة. خمسة متاحون: Stripe وAntom (Alipay+ وWeChat Pay والمحافظ الآسيوية والبطاقات) وPayPal وAuthorize.net وAirwallex. وتُعَدّ في قنوات البيع → واجهة المتجر → الإعدادات → المدفوعات، بطاقة لكل مزوّد. ويقول السطر في الأعلى كم معالجًا مفعّلًا؛ وبدون أي منها، لا تستطيع صفحة الدفع قبول أي مبلغ.
ولكل مزوّد وضع اقتطاع. يحجز «حجز الآن، اقتطاع لاحقًا» المبلغ عند الدفع ويأخذه عندما يؤكد المورّد الطلب، سطرًا بسطر. ويأخذه «اقتطاع فوري» عند الدفع، قبل أن يؤكد أي مورّد. وتُبقي معظم المتاجر الأول، كي لا يُحاسَب العميل أبدًا على صنف لا يستطيع أي مورّد إرساله.
لتشغيل مزوّد:
- افتح قنوات البيع → واجهة المتجر → الإعدادات → المدفوعات.
- في بطاقة المزوّد، املأ بيانات الاعتماد من حسابك لدى المزوّد. ويعرض السر المخزن «مخزّن — اكتب للاستبدال» ولا يمكن قراءته مجددًا أبدًا.
- حيث تطلب البطاقة عنوان ويب هوك، يعرض السطر تحت الحقل «عنوان هذا المتجر». اضغط «استخدمه»، وسجّل العنوان نفسه في لوحة تحكم مزوّدك.
- حدد «عنوان الدفع» (ما يراه المتسوقون) و«وضع الاقتطاع»، وأي إعدادات تعددها البطاقة، مثل الوضع التجريبي (Sandbox).
- اضغط «حفظ»، ثم شغّل المفتاح في أعلى البطاقة.
ويستطيع Steve، التكاملات، فعل ذلك عنك من المفاتيح التي تعطيه إياها. وإذا حُجز مبلغ طلب ولم يُقتطع قط، يظهر في «بانتظارك» بوصفه مالًا محجوزًا لم يُؤخذ.
وفي صفحة الترحيب، تفتح خطوة «اربط المدفوعات» هذه الصفحة، ويُؤشَّر عليها بمجرد تشغيل أي مزوّد.
أين تستقر التحويلات
يعرض المالية → التسويات كل دفعة حوّلها إليك معالج، كما يذكرها المعالج. يُقرأ Stripe وPayPal كل ساعة؛ وتُلتقط ملفات Antom عبر SFTP، أو تضغط «رفع ملف Antom» وتختار ملف CSV. ويقرؤها «اسحب الآن» فورًا. وAirwallex هو حيث تُطابَق الإيداعات وحيث يُحفظ الاحتياطي. ويأخذ Authorize.net المبالغ عند الدفع، لكن تسوياته لا تُقرأ، فلا تظهر أي من مبيعاته في هذه الصفحة. ويعدد «من أين تأتي التسويات» كل مصدر؛ وتُضبط مفاتيحها في الإعدادات → التكاملات.
وتُفتح كل تسوية لتعرض سطورها، والطلب الذي دفعه كل سطر، ومسار «أين هي»: مسجّلة، وكل سطر مربوط بطلب، والإيداع مطابَق في Airwallex، ومقتطع للموردين، ومحوَّل إلى الاحتياطي. وتشغّل الأزرار «اربط السطور بالطلبات» و«اقتطع للموردين» و«حوّل إلى الاحتياطي» خطوة الآن بدلًا من دورة Tom التالية.
والمالية → الاحتياطي هو مال الموردين المحفوظ على حدة: وعاء لكل عملة، وما يحتفظ به كل مورّد، و«ما لا يتطابق». ويعرض المتجر الجديد «الاحتياطي موقوف · تسجيل فقط»، أي أن التسويات والاقتطاعات تُسجَّل للتقارير ولا تُقيَّد المدفوعات بالاحتياطي.
ما تدين به
- المالية → الحسابات. كل حساب بائع، يفتحه Tom عندما يفوترك بائع أول مرة، وكل حساب مورّد مع الرسوم والمدفوعات والرصيد. افتح صفًا لترى فواتيره، و«وضع علامة مدفوعة» على ما دفعته يدويًا، وضبط «كيف يُدفع لهذا البائع»، أو وسم بائع بأنه «علاقة تجريبية».
- المالية → المورّدون. صف لكل شركة تدفع لها. وتضم صفحة البائع فئته وحالته وملاحظاته، وحسابه مع الشروط و«تسجيل دفعة»، والأشخاص، حيث يسجل Marshall جهات الاتصال ويمكنك «إضافة شخص» أو «وضع علامة غادر». ويسجّل «تسجيل دفعة» مالًا تحرك بالفعل؛ ولا يرسل أي مال أبدًا.
- المالية → الفواتير. كل فاتورة في جدول واحد، مرشّحة بالرسوم أو السجلات (الموردون)، والفئة، والحالة، وحالة الدفع. وتعرض صفحة الفاتورة المستند بجانب ما قُرئ منه، وإجماليهم، وإجمالينا، والفرق. وتحت «ما قررناه» تضبط مسجّلة أو مطابَقة أو متنازع عليها أو لاغية، مع ملاحظة، وتضغط «حفظ».
- المالية → كشوف الموردين. كشف واحد لكل مورّد في كل أسبوع. استخدم أداة الفترة والشرائح (يحتاج إلى نظرة، وغير مغطى، ومغطى) للتضييق، و«تصدير CSV» لأخذه معك، و«قواعد الكشوف» ليوم الإرسال وساعته وعنوان الرد. ولصفحة الكشف «ملف PDF للكشف» و«إرسال الآن».
وفي «قواعد الكشوف» أيضًا «اسم الشركة على الترويسة»، الذي يُطبع على كل كشف وإيصال. اتركه فارغًا فيُطبع اسمك القانوني من الإعدادات → الشركة بدلًا منه.
اعتماد دفعة
يدفع Tom عبر محرك دفع واحد، وللمحرك وضع. في وضع التجربة (التشغيل التجريبي) تُعالج كل دفعة من البداية إلى النهاية ولا يتحرك أي مال. وفي الوضع الفعلي، يدفع المحرك، وتنتظر كل دفعة شخصًا مسمى يعتمدها ما دام خيار «المدفوعات الفعلية تحتاج إلى اعتماد» في قاعدة Tom مفعّلًا؛ وهو مفعّل عند التسليم. ولا يستطيع Tom اعتماد دفعته هو أبدًا. ويبدأ المتجر الجديد في وضع التجربة. والانتقال إلى الفعلي قرارك: وهو الإعداد «وضع محرك الدفع» في قاعدة Tom «يتحرك المال عبر باب واحد، وللباب وضع»، الذي تصل إليه بزر «ضبط» بجانب Tom في الترحيب → قواعد موظفيك.
لاعتماد دفعة:
- اضغط الجرس في أعلى أي صفحة، أو «عرض الكل» بجانب «بانتظارك» في لوحة التحكم، أو تبويب «في الانتظار» على هاتفك.
- تحت «المال»، افتح «دفعة سداد جاهزة».
- اقرأ «الإجمالي المستحق»، ومَن يحصل على ماذا، ووسم «فعلي» أو «تشغيل تجريبي».
- في الدفعة الفعلية، اضغط «اعتماد الدفعة»، أو «ليس بعد». ويُسجَّل الاعتماد باسمك، وتُنفَّذ الدفعة في الدورة التالية.
ويتطلب اعتماد دفعة فعلية صلاحية إدارة المالية. والشخص الذي لا يملكها يرى الدفعة مع عبارة «يتطلب اعتماد الدفعة صلاحية إدارة المالية.» مكان الأزرار. والدفعة التجريبية لا شيء فيها يُعتمد: يسجلها Tom بنفسه على أنها محاكاة، والدفعة الفعلية وحدها تنتظر شخصًا.
قراءة العمل
كل رقم في هذه الصفحات بالعملة الأساسية لمتجرك، وهي التي تُمسك بها دفاترك وتسعيرك (الإعدادات → الشركة). والطلب المدفوع بعملة أخرى، والتكلفة التي يحاسبك بها مورّد بعملة أخرى، يُحوَّلان بسعر ذلك اليوم. وإذا غيّرت عملتك الأساسية يومًا، تبقى الأرقام السابقة بالعملة التي أُمسكت بها وتُحوَّل بالطريقة نفسها.
يمتد المالية → الأرباح والخسائر من إجمالي المبيعات إلى الربح التشغيلي، هذه الفترة بجانب السابقة، مع النسبة من صافي الإيرادات. ويقسّم «التفصيل» المساهمة حسب قناة البيع أو المصدر أو المورّد أو العلامة التجارية أو الفئة أو البلد. والسطر الموسوم بـ«غير مقيس» يذكر السبب. صدّر بصيغة Excel أو CSV. ويستند كل سطر إلى تعريف من المالية → تعريفات المقاييس. ويقترحها Andrew، التقارير؛ وتعتمدها أنت أو ترفضها، والرفض يحتاج إلى سبب يتعلم منه.
ما يكلّفه الموظفون
تعرض نظرة عامة على المالية التكلفة الجارية لكل موظف؛ ويفتح الصف إنفاقه حسب اليوم والمهمة والنموذج. ويعرض المالية → فوترة مزوّدي الذكاء الاصطناعي رصيد كل حساب نماذج، وأيام كفايته، وحركات الخصم والإضافة الأخيرة. ويرفع Tom الحساب الذي بلغ حده الأدنى للرصيد أو دونه أو قلت كفايته عن سبعة أيام. يطلب شحن الرصيد؛ وشراء الرصيد قرارك.
ما تدفعه للمنصة
رسومك في نموذج طلبك، المتفق عليه بعد التسجيل: الموارد السحابية لمتجرك، واستخدام موظفيك للنماذج الخارجية على حسابات المنصة لدى مزوّديها، وأي رسم منصة يذكره. ونموذج المنصة الخاص مشمول: تُحسب رموزه لتراها، ولا تُفوتر أبدًا. وتصدر المنصة فواتيرها شهريًا إلى جهة اتصال الفوترة المسماة عند التسجيل، واجبة السداد خلال 30 يومًا. أما الرسوم من المزوّدين على حساباتك الخاصة، مثل معالجة البطاقات أو مزوّد نماذج تملكه بنفسك، فيفوترونها هم. وتأتي تغييرات الأسعار بإشعار كتابي قبل 30 يومًا، ويُعترض على الفاتورة المتنازع عليها كتابيًا خلال 14 يومًا.
وتصل فواتير المنصة بالبريد الإلكتروني إلى جهة اتصال الفوترة. ولا توجد صفحة في لوحة الإدارة تعرضها.